Comment être productive au travail ?

Il y a des jours où tout semble insurmontable au bureau : on rêvasse, on bloque sur un dossier, rien n’avance et on s’agace. Alors qu’à d’autres moments, on se sent pousser des ailes et l’on parvient à abattre en quelques heures, le travail de plusieurs jours. Comment réunir toutes les conditions pour être productive de façon consistante et nourrir ce cercle vertueux de satisfaction au travail ?

Anticiper

Une des premières clés de la productivité est d’être capable de s’organiser. Cela va presque sans dire en théorie mais ce n’est pas toujours si simple au quotidien de ne pas se laisser déborder. S’organiser, c’est anticiper et donc avoir un coup d’avance. C’est aussi se donner suffisamment de visibilité pour pouvoir rebondir en cas d’imprévu, le plus sereinement possible et sans accumuler de stress inutile.

À chacun la méthode qui lui correspond pour s’organiser de la meilleure manière possible mais l’idée est d’apprendre à se connaître : êtes-vous plus efficace le matin ou l’après-midi après le déjeuner ? Dans ce cas, quel est le moment le plus opportun pour planifier vos réunions d’équipe ou vos rendez-vous ? Avec l’expérience, vous pouvez aussi appréhender les réactions de vos collègues ou de vos clients, déceler à quel moment ils sont joignables dans la journée par exemple, savoir s’ils répondent plutôt au téléphone ou s’ils préfèrent la communication par mail. Rassembler ce genre d’informations permet à terme de ne plus perdre des matinées complètes à essayer de vous entretenir avec quelqu’un qui ne se rend disponible qu’à tel moment de la journée.

Se servir du pouvoir de l’écriture

Pour être productive, il faut nécessairement avoir l’esprit libéré. Essayer de tout garder en tête et de penser à tout en même temps conduit à une perte de temps et d’énergie au quotidien. Pour éviter cela, rien de tel que de se servir du pouvoir de l’écriture. Dans son ouvrage Libérez votre créativité, Julia Cameron explique l’importance de son rituel des “pages du matin” : chaque matin, elle s’oblige à écrire trois pages manuscrites dans un carnet. Peu importe le propos ou la qualité de l’écriture, l’objectif est de se délivrer des pensées négatives pour pouvoir ensuite affronter la journée en étant plus productive et créative.

De façon pragmatique, au bureau, il y a plusieurs méthodes simples qui permettent de mettre à profit le pouvoir de l’écriture :

• Utiliser un agenda. Rien de tel pour appréhender ce qui vous attend à plus ou moins long terme : des rendez-vous du lendemain aux challenges annuels que vous vous êtes fixés.
• Prendre des notes. En rendez-vous, en réunion ou simplement en pleine réflexion, on pense parfois que l’on sera capable de se souvenir de tout. Mais là-encore, c’est prendre le risque d’oublier des choses et de s’encombrer l’esprit. Alors avoir un carnet avec soi et prendre l’habitude d’y mettre par écrit idées, ressentis, et autres injonctions de votre boss, permet d’aller droit au but lorsque l’on cherche quelque chose en particulier.
• Faire des listes. La fameuse to-do list a un pouvoir non négligeable en terme de productivité. Elle vous aide à prioriser et à séquencer la journée, avec en prime la satisfaction de rayer ce qui est fait au fur et à mesure. Motivant !

Apprendre à gérer les distractions

À l’heure du tout digital, il y a un rempart à la productivité qu’il est de plus en plus difficile à maîtriser : l’assaut des notifications en tout genre. Entre les mails, les coups d’oeil à Facebook ou Instagram, les appels client ou privés, on est assailli par les distractions qui affaiblissent notre concentration. Habitudes qui découlent de la culture du zapping, ces comportements conduisent à jongler entre plusieurs tâches en même temps sans jamais vraiment accomplir quoique ce soit.

Dans son best seller, La semaine de 4 heures, Tim Ferriss explique que pour lutter contre cette perte de temps, il ne consulte et traite ses mails qu’une seule fois par semaine. Bien sûr ce n’est pas forcément applicable pour tous, mais l’idée est de définir un temps pour chaque chose : ne consulter ses mails qu’une ou deux fois par jour par exemple, définir un temps de pause pour aller sur les réseaux sociaux etc. En effet, pour être productive, il est aussi nécessaire de s’accorder de vraies pauses après des sessions de deep work (travail intense).

Entretenir son environnement de travail

Ce matin, vous arrivez sur votre lieu de travail. Sur votre bureau sont empilés en vrac les dossiers des six derniers mois, une tasse de café sale, vos agendas depuis 1999, des post-its qui ne collent plus, les emballages de tout ce que vous avez englouti au cours du trimestre et les dessins de votre nièce de trois ans.

Marie Kondo est une consultante japonaise en rangement. Selon cette spécialiste, se débarrasser de la pagaille au quotidien est un moyen de réorganiser sa pensée. Ranger et nettoyer régulièrement son espace de travail est une façon de se mettre dans de bonnes dispositions pour des journées productives. Avant de quitter le bureau le soir, assurez-vous que vous laissez votre bureau dans un état correct, qui vous donnera envie de déplacer des montagnes le lendemain matin en arrivant.

Finalement, le plus important pour être productive au travail est d’apprendre à se connaître pour ensuite mettre en place les habitudes qui conviennent le mieux. Si les changements à opérer semblent parfois insurmontables dans un quotidien qui nous dépasse, c’est un investissement gagnant sur le long terme et le premier pas vers le cercle vertueux de la productivité au travail.