Comment bien intégrer les stagiaires dans son entreprise ?

Le 10 novembre est la journée internationale des stagiaires. Passage obligé ou véritable apprentissage, le stage est souvent un moment important pour l’étudiant. Dans tous les cas, l’accueil d’un stagiaire représente une vraie problématique de ressources humaines pour l’entreprise. Que ce soit pour une durée plus ou moins longue, il est important de réussir l’intégration de son ou ses stagiaires pour que la collaboration soit la plus fructueuse possible. 

Respecter les règles

Le stage est encadré et réglementé par le code du travail. Le stagiaire ne peut en aucun cas remplacer un salarié absent ou exécuter des tâches qui exigeraient la présence d’un salarié à temps plein. Aussi, un stage ne peut durer plus de six mois. Au-delà de deux mois de stage, la gratification est obligatoire, à hauteur au moins de 3,6€ par heure. Enfin, le nombre de stagiaires que vous embauchez ne doit pas excéder les 15% de votre effectif total. Respecter ses règles du droit du travail permettra déjà au stagiaire de se sentir en confiance dans l’entreprise qui l’accueille. 

Préparer son arrivée

Avant de recevoir un stagiaire, il est indispensable que vous cerniez quels sont vos besoins. De quelles compétences avez-vous besoin ? Quels seront ses objectifs et ses missions ? Quels sont les outils qu’il devra maîtriser pour effectuer les tâches demandées ? Qui sera son référent ? La préparation en amont est essentielle pour que le stagiaire ne soit pas une charge mais un soutien et une aide pour l’entreprise.

Avant l’arrivée du stagiaire, il est également préférable d’être au clair d’un point de vue administratif : conventions dûment complétées et signées par les deux parties. Aussi, assurez-vous que votre stagiaire soit bien protégé en cas d’accident du travail. Il doit généralement fournir une attestation de responsabilité civile. 

Soigner son accueil

Afin que le stagiaire se sente à l’aise, montrez-lui que vous l’accueillez avec plaisir. Démarrer par une visite de l’entreprise le premier jour est une bonne idée : lui montrer l’environnement dans lequel il va évoluer, lui montrer son espace de travail et les personnes qu’il sera amené à fréquenter dans l’entreprise. Le premier jour est aussi l’occasion d’exposer les règles de sécurité et d’organisation propres à votre entreprise. 

Pour créer de l’engagement auprès du stagiaire, vous pouvez passer un peu de temps à lui présenter les produits et services proposés par l’entreprise. L’objectif est que le stagiaire comprenne pourquoi il travaille et quelle sera son implication. L’idéal est même de lui fournir une feuille de route précise qui détaille l’ensemble de ses missions. Intégrer une entreprise n’est pas toujours confortable pour un jeune stagiaire, alors laissez lui un peu de temps pour prendre ses marques, poser ses questions et commencer par des tâches relativement simples qui le mettront en confiance. 

Attribuer un tuteur

Le stagiaire doit avoir un référent et un interlocuteur privilégié à qui s’adresser. Vous devez déterminer qui le prendra sous son aile au sein de l’entreprise. Le stage est l’occasion d’un véritable échange de connaissances et de savoir-faire qui représente souvent la première expérience de l’étudiant en entreprise. Pour que le stage se déroule correctement et ne tourne pas à l’observation passive, l’étudiant doit être suivi et accompagné. 

Le tuteur fait le lien entre l’entreprise et le stagiaire, s’assure qu’il comprenne les missions et les enjeux, voire l’implique dans la vie de l’entreprise au moment  des réunions, des prises de décision, des briefings et autres partages d’idées. Le maître de stage a aussi pour mission d’encourager l’étudiant tout au long de son stage, tout en gardant en tête qu’il aura un bilan à compléter à la fin. S’organiser pour prendre des notes tout au long du stage et rendre compte de l’évolution du stagiaire peut donc être utile.

Communiquer 

Il est indispensable de communiquer clairement avec le stagiaire. Ses missions doivent être clairement définies afin qu’il n’y ait pas de malentendus. Aussi, en cas de conflits ou d’incompréhension, il est également important de savoir désamorcer les problèmes en communiquant en toute transparence. Pour le stagiaire, savoir qu’il est suffisamment considéré pour pouvoir vous exposer ses problématiques, ses questionnements, et ses idées, lui permettra de se sentir bien dans l’entreprise. 

Il peut également être très productif de prévoir un moment en tête à tête pour faire le point chaque semaine par exemple. Cela permet d’anticiper les éventuels problèmes et d’échanger sur ses ressentis et attentes respectifs. Bien communiquer sera de toute façon bénéfique pour les deux parties !

Accueillir des stagiaires dans son entreprise s’avère parfois être un moment délicat. Pour l’étudiant, cela peut aussi constituer un moment stressant. C’est la raison pour laquelle vous devez préparer au mieux son arrivée. Vous devez être disponible pour l’accueillir et l’intégrer dans les meilleures conditions. Au plus vous saurez mettre à l’aise le stagiaire, au plus vous aurez de chance qu’il vous apporte de belles choses et que l’échange soit réciproque.